贵州机电职业技术学院
档案管理制度
一、立卷归档
1.学校的收发公文，具有查考价值的均须整理立卷，以便归档保存。没有查考价值的、重复的公文，如一般临时性的，抄送学校参考的公文、催报、催办的信函，外来接洽工作介绍信；本机关内部更改作息时间、安排节假日休息和值班工作的通知等不必立卷。
2.平时要坚持做好分类整理工作。发文在印发后及时将签发稿、印制件归入卷夹；收文可在登记或批办后，分送前，在装订线内注明归卷类别，在办理完毕后按号入卷；没有查考价值，无需立卷的公文，另设卷宗存放，年终集中销毁。销毁要由专人负责，确保销毁彻底、安全。
3.年终将立好的案卷写上标题，编好目录，确定无遗漏、短缺、重复等问题后，于第二年上半年移送档案室。经档案室验收合格后，交接双方应办理登记手续。
二、档案保密
1.档案管理人员和利用者均应树立保密观念,贯彻执行《档案法》和《保密法》,共同保守档案机密。
2.对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅,并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。
3.对机密档案要严格管理,不得将机密档案私自带出档案室或外传,对机密档案内容不得自行摘抄,拍照,翻印或复制。
4.凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容,不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。
5.利用者对所借档案文件,技术图纸等必须妥善保管,及时归还,不得转借他人,不准携带公出,探亲访友,出入公共场所。
6.对保管期满,失去保存价值的档案文件要按规定销毁,不得以废纸出售。
7.发生失密、泄密和档案被盗事件时,要立即报告主管领导,保密或保卫部门,当事者要写出书面报告。对违反保密规定,造成失、泄密和被盗密者,应按其性质及情节给予严肃处理。
三、档案保管
1.学校形成的党政管理档案、教学档案、教师业务档案、学生档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案等统一由学校综合档案室集中管理，人事档案由人事部门管理。
2.积极做好八防（防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫）工作。档案室门窗要牢固、通风，室内严禁吸烟和堆放易燃品等。
3.对每年收进归档的案卷要分类登记造册，分类存放，编写方便易查的检索工具。
4.定期对档案保存价值进行鉴定、调整，判定存毁，对确无用价值的需要销毁的档案，经领导批准，予以销毁，并作登记。
5.定期检查档案，并作记载，发现问题及时解决，并采取有效措施补救，保证档案的安全。
6.做好档案库房温湿度的记录工作，发现不符合档案保管的温湿度时，应及时进行调整，以延长档案寿命。
7.定期按时打扫除尘，保持室内清洁，做到窗明几净，柜架整洁。
8.档案人员在调离或退休时,应先办理完档案交接手续后再离岗。
四、档案借阅
1.借阅档案必须严格履行手续。查阅一般应在档案室进行，若必须借出者，属会计、教学科技、声像类的档案，应由部门、系（部）负责人签字，文书档案应由办公室负责人签字批准，否则，档案员有权拒绝借阅。
2.外单位组织和个人查阅学校档案，应持介绍信，经办公室负责人签署意见同意，方可查阅。档案一律不外借。
3.借阅者必须十分爱护案卷，确保档案的安全、保密和完整。使用中不得圈注、勾划、涂改、污损、折叠、拆卷。未经许可，不准私自复印，更不准私自转借。
4.外借档案交还时，经检查无误方可注销。外借使用一般不超过十天，确需延长借阅时间者，须经档案室批准续借。对逾期不归还者，视情节予以罚款，丢失学校档案应根据《档案法》的有关规定，予以处罚。
5.借阅者不得翻阅、摘录和查询与允许查询内容无关的材料，不准在私人谈话、通信中涉及档案内容。
6.档案借阅人员应及时向档案室提供档案的利用情况，档案管理人员可视情况填写“档案利用效果登记表”，注意收集档案利用事例，做好利用信息反馈工作。
7.凡个人为解决学历、升学等所需利用档案，以及外单位利用学校档案，一律按规定收取档案利用费。
